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標題:    辦公人員的福音,office實用技巧,肯定有你不知道!(1)     點閱:452   2015/6/21 上午 12:00:00
辦公人員的福音,office實用技巧,肯定有你不知道!(1)


office辦公軟件的使用技巧有哪些?下面小編為大家匯總如下,一起來學習吧!
1.同時保存所有打開的Word文檔
有時在同時編輯多個Word文檔時,每個文件要逐一保存,既費時又費力,有沒有簡單的方法呢?在按下Shift鍵的同時,單擊“文件”菜單,大家看,已經多出了“同時保存”和“同時關閉”命令,這可就方便多了
2.巧妙設置文檔保護
在用Word2000/XP打印一份文件時,忽然頭兒有要事吩咐,要暫時離開一下,關閉文件吧,既費事又沒必要,但又不想辛辛苦苦寫的文件被別人破壞了。怎么辦呢?執行“工具”菜單中的“保護文檔”命令,在彈出的窗口中選擇“保護窗體”,然后設上密碼。怎么樣,光標跑到了文件頭,任你怎么移動鼠標、敲擊鍵盤就是無法編輯了,不錯吧。等回來時,執行“工具”菜單中的“解除文檔保護”命令,一切又正常了。
3.編輯長文件更輕松
相信大家都有這樣的經歷:在使用Excel、Word編輯長文檔時,有時需要將文章開始的多處內容復制到文章末尾。但通過拖動滾動條來回移動非常麻煩,還會出錯。其實只要將鼠標移動到滾動條上面的適當位置,發現鼠標指針變成雙箭頭,此時按住鼠標左鍵向下拖動,文檔編輯區會被一分為二。你只需在上面編輯區找到文章開頭的內容,在下面編輯區找到需要粘貼的位置,這樣你就可以復制內容了,而不必來回切換。這種方法特別適合復制相距很遠且處數較多的內容。
4.給WPS文檔添加水印
先用作圖軟件(畫筆工具等)制作一張色彩非常淡的圖片(直接將Word的水印效果圖“抓”下來也行),然后打開需要添加水印的WPS文檔,執行“格式→頁面背景→設置”命令,打開“設置背景”對話框,切換到“圖片”標簽下,按“選擇圖片”按鈕,選中剛才制作的圖片,并進行適當設置后確定,就可以為文檔設置上水印了。
5.在金山文字中快速打開“頁面設置”
在用金山文字2002處理文檔時,一個最常用的操作就是設置頁面。先執行“視圖→標尺→水平(垂直)標尺”命令,展開“水平(垂直)標尺”打開,然后用鼠標在水平(垂直)標尺上雙擊,即可快速打開“頁面設置”對話框,對頁面進行設置了。
6.在Excel中插入拼音
在我們使用Excel時,常常會遇到十分孤僻的字,但加上拼音注釋就能使人看得更明白。具體的方法是:選中想要加入拼音注釋的表格,打開Excel的菜單欄中的“格式”菜單,選中“拼音信息/設置”項,在彈出的對話框中的“設置”和“字體”選項中,分別選擇拼音的對齊方式和字體,最后選擇“拼音信息”子菜單中的“編緝”,即可以在單元格中輸入拼音了。要查看拼音,可通過“拼音信息”子菜單中的“顯示和隱藏”項顯示注釋的拼音。
7.取消“自作聰明”的超級鏈接
當我們在Word文件中鍵入網址或信箱的時候,Word會自動為我們轉換為超級鏈接,如果不小心在網址上按一下,就會啟動IE進入超級鏈接。但如果我們不需要這樣的功能,就會覺得有些礙手礙腳了。如何取消這種功能呢?在Word中單擊“工具→自動更正選項”,單擊“鍵入時自動套用格式”選項,將“Internet及網絡路徑替換為超級鏈接”項目前的小鉤取消。再單擊“自動套用格式”選項,將“Internet及網絡路徑替換為超級鏈接”項目前的小鉤取消。再單擊“確定”。這樣,以后再輸入網址后,就不會轉變為超級鏈接了。
8.巧設Word啟動后的默認文件夾
Word啟動后,默認打開的文件夾總是“我的文檔”。通過設置,我們可以自定義Word啟動后的默認文件夾,步驟如下:(1)單擊“工具”菜單中“選項”命令,程序將會彈出“選項”的對話框;(2)在對話框中,選擇“文件位置”標簽,同時選擇“文檔”;(3)單擊“更改”按鈕,打開“更改位置”對話框,在“查找范圍”下拉框中,選擇你希望設置為默認文件夾的文件夾并單擊“確定”按鈕;(4)最后單擊“確定”按鈕,此后Word的默認文件夾就是用戶自己設定的文件夾。
9.在Word中快速輸入漢字偏旁部首
作為語文老師,在用Word編制練習時,常常需要輸入漢字的偏旁部首。執行“插入→符號”命令,打開“符號”對話框,在“符號”標簽下,將字體選定為“標準字體”,“子集”選定為“CJK統一漢字”,你就會發現下面的漢字是按偏旁部首排列的。每一類漢字都是以該類漢字的偏旁部首開始的,選中你需要的(如扌、攵、氵等)偏旁部首,按“插入”按鈕就行了。
10.改變WPSOffice2000啟動后的默認紙張和字號
1.進入WPSOffice2000,選擇“文件→頁面設置”,將“紙張規格”設置為16開或B5,并根據需要設置好紙張邊距,回車確定。
2.字體字號可根據自己的寫作習慣定義一下,比如“宋體、四號”。
3.選擇“文件→存為模板”,在左面模板類型中選擇“通用”型,在右面“模板名”中輸入模板名稱,單擊“確定”。然后退出WPSOffice。
4.再次進入WPSOffice,選擇“文件→新建”,單擊“通用”模板,單擊你剛才輸入的模板名稱,單擊對話框右下角的“設為默認模板”,單擊“確定”,大功告成。這樣,當你每次進入WPSOffice后,紙張就變為16開或B5、字體字號也變為你所需要的了。
11.將Word表格巧妙轉換為Excel表格
先打開帶表格的Word文件,接著選中整個表格,先將光標放在表格的任一單元,在整個表格的左上角會出現一個帶框的十字模樣的標志。把光標移到上面再單擊,整個表格的字會變黑表示全部選中,單擊右鍵,在出現的菜單中選擇“復制”;然后打開Excel,再單擊右鍵,在出現的菜單中選擇“選擇性粘貼”,在出現的對話框中有6項菜單可選,選擇“文本”并確定就行了。
12.巧存Word文檔中的圖片
有時候收到朋友寄來的一篇圖文并茂的Word文檔,想把文檔里的所有圖片全部保存到自己的電腦里,可以按照下面的方法來做:打開該文檔,選擇“文件”菜單下的“另存為Web頁”,指定一個新的文件名,按下“保存”按鈕,你會發現在保存的目錄下,多了一個和Web文件名一樣的文件夾。打開該文件夾,你會驚喜地發現,Word文檔中的所有圖片,都在這個目錄里保存著。
13.在金山表格2002中為數值自動添加單位
在使用金山表格2002時,因工作需要,筆者常常需要在輸入的數字(如“2310”等)后面添加單位如“平方米”等。其實只要稍加設置一下,就可以讓系統自動添加:選中相應的單元格(區域),打開“單元格格式”對話框,在“格式”標簽中,選中“格式類別”下面的“數值擴展”選項,再在下面“格式編碼”的方框中輸入“#"平方米"”,先后按“添加”和“確定”按鈕退出。以后在上述單元格中輸入數字,按下“Enter”鍵后,即可將數字后面自動加上所設置的單位。
14.PowerPoint的特殊播放模式
在實際使用Powerpoint演示文稿的過程中,往往需要與其他程序窗口的數據配合使用以增強演示效果。而用Powerpoint演示文稿時,一般會處于全屏放映模式,在這種模式下,必須使用Alt+Tab組合鍵或Alt+Esc鍵與其他窗口切換。其實我們可以這樣操作:按住Alt鍵不放,依次按下“D”、“V”鍵而激活播放操作,這時啟動的幻燈片放映模式是一個帶標題欄和菜單欄的形式,這樣就可以將此時的幻燈片播放模式像一個普通窗口一樣操作,如最小化和自定義大小。
15.在WordXP中巧輸分數
啟動WordXP,選擇“插入”菜單下的“域”命令,出現“域”對話框,在“請選擇域類別”的下拉列表中選擇“等式和公式”,“域名”項選中“Eq”,然后單擊“域代碼”按鈕,單擊“選項”按鈕,在“開關”中選擇“\F(,)”,按下“添加到域”,在下面的“域代碼”中添加上分子和分母,如EQ\F(1,2),連按兩次“確定”回到Word編輯窗口,這樣分數制作就完成了。
16.快速輸入大寫數字
由于工作需要,經常要輸入一些大寫的金額數字(特別是財務人員),但由于大寫數字筆畫大都比較復雜,無論是用五筆字型還是拼音輸入法輸入都比較麻煩。后來偶然發現,利用Word2000可以巧妙地完成:首先輸入小寫數字如“123456”,選中后從“插入”菜單中選擇“數字”命令,接著會出現如圖所示的對話框,選擇“壹,貳,叁”項,點擊“確定”即可,或者你也可以直接在“數字”對話框中輸入數字。
17.巧設WPSOffice的表單域外形
WPSOffice中的表單域雖然可以自由設置填充色和邊線,但是卻不能修改外形。為此筆者找到一個方法,可以對幾種表單域外形進行設置,只是方法略為麻煩了一點。
插入一個單行文字型表單域,點擊表單域工具欄中的保護文檔圖標,確定使文檔處于保護狀態,單擊該表單域使它進入輸入狀態,可以看到文字輸入的光標在表單域中閃爍,然后點擊表單域工具欄中的保護文檔圖標解除保護狀態。請注意此時文字輸入的光標仍處于表單域中,馬上右擊該表單域,在彈出的右鍵菜單中就會有一個外形選擇項。現在只要在外形選擇項中選擇喜歡的外形就可以修改表單域的形狀了。
當然并不是所有的表單域都可以采用以上方法設置。經筆者試驗,單行文字型、多行文字型和日期型的表單域都可以設置外形。
18.在Excel中快速輸入特殊符號
報表中常用的“二○○二”中的“○”。很多人都是將就地打印為“二00二”、“二OO二”或“二零零二”。其實這都是不正確的,“00”是數字鍵,“OO”是英文字母“o”的大寫,“零零”是中文數字的大寫,而“二”是中文數字的小寫,它們之間都不匹配。經過仔細摸索,筆者發現被忽略的中文輸入法中的“軟鍵盤”可以輕松地輸入常用符號。打開中文輸入法,先輸入“二”,在中文輸入法狀態下,用鼠標右鍵單擊輸入法的“軟鍵盤”標志,這里選“單位符號”,這樣輸入法的軟鍵盤就被打開且定位到中文數字上,按鍵盤上的Q鍵或用鼠標點擊“軟鍵盤”上的Q鍵,中文小寫的“○”便被錄入進來。
19.WPSOffice中用文字框巧分欄
在工作中,經常會用到頁面分欄設置,WPSOffice能夠將欄間距設為0~100mm之間的任何數值,基本上能滿足工作的需要。但有的時候可能需要將欄間距再加大或左右不對稱,這時系統設置就無能為力了。其實利用文字框就能解決這個問題。
1.首先設置好分欄數,然后打開“插入”下的“文字框”,這時鼠標變為十字形,用鼠標在分欄的中間拖出一個文字框。
2.用右鍵點擊文字框,在彈出的菜單中選擇“對象屬性”,然后在“邊線端點”中將“邊線風格”設為空線。
3.再到“位置尺寸”框中根據需要設定好文字框的大小與位置。這里需要注意的是,文字框應該與欄中的文字等高。
4.最后將右鍵彈出菜單中的“繞排方式”設為“左右繞排”。
20.幻燈片播放速度隨意設
用PowerPoint2002制作幻燈片時,“自定義動畫”的“速度”只有5個選項,其中最快為0.5秒,最慢為5秒,但有時播放動畫需要更快或者更慢的速度,在“速度”框中又不能直接修改,怎么辦呢?這時可以先在“自定義”動畫的任務窗口中選中所定義的動畫,點擊右側的小三角,選中“計時”項,然后在彈出的對話框中找到“速度”項,將它修改為合適的速度即可(最長不能超過60小時)。
21.在Excel中快速輸入大寫數字
在“智能ABC輸入法”狀態下,按住Shift鍵,再按下“i”鍵(不含引號),松開Shift鍵,然后輸入任一數字鍵,就得到相對應的大寫數字了。另外,財會人員常用的單位詞,如“個、拾、佰、仟、萬”等,同樣可以借助于i鍵加上單位詞相對應的漢語拼音第一個字母方便地得到(具體可查看“智能ABC輸入法”的“幫助”菜單)。
22.在Word文檔中插入MP3文件
在Word文檔插入聲音文件,一般采用“插入”菜單下“圖片”選項中的“剪貼畫”,從“剪貼庫”中選取插入。但是,這種方法插入的聲音文件只限于WAV和MIDI文件。要插入MP3格式的聲音文件,可打開Word文檔,把光標移到你要插入聲音文件的位置,選擇“插入”菜單下的“對象”選項,在打開的“對象”對話框中,選擇“由文件創建”活頁卡片,點擊“瀏覽”按鈕,從打開的“瀏覽”對話框中找到準備插入的MP3文件,并確定。當“瀏覽”對話框自動關閉后,點擊“由文件創建”活頁卡片中的“確定”按鈕,稍等一會兒,插入點就會出現MP3文件的圖標,雙擊它即可播放。但必須說明,在此操作之前必須在Windows中使MP3文件與你的MP3播放器建立關聯。
23.讓Excel啟動時自動打開工作簿
用戶可自定義默認工作簿,以便每次啟動Excel時,均可自動打開此工作簿。方法是:自定義一個新工作簿,然后將它保存在XLStart文件夾下。在C:\DocumentsandSettings\用戶名\ApplicationData\Microsoft\Excel或C:\ProgramFiles\MicrosoftOffice\Office10下就可以找到XLStart文件夾。具體路徑還要視你的系統安裝盤符而定。
24.在英文狀態下快速輸入中文標點符號
在輸入中文過程中,經常會遇到一些英文單詞或句子,此時許多人會將中文輸入法切換為英文輸入法來輸入英文。這樣一來,標點符號也成英文的了,輸入標點符號時,還要再將輸入法轉為中文,十分麻煩。有沒有簡便的方法呢?當然有。Office2000為用戶提供了12組輸入中文標點符號的快捷鍵(詳見附表),不管在任何輸入法狀態下(當然包括英文),只需按下快捷鍵,即可輸入中文標點符號,省去了來回切換的麻煩。需要請大家注意的是:“,:;?!”等標點符號的中英文方式看似一樣,其實是有區別的。
25.為Word添加小助手
我們在使用Word2000進行文檔處理時,經常使用工具欄中的“字數統計”功能來了解當前文檔的字數、字符數、行數等信息,非常方便。可是很多時候我們需要了解文檔的更加詳細的信息,這時可以通過在工具欄上添加“屬性”的方法,來快速查看文檔的詳細信息。
1.單擊“工具”菜單,從其下拉菜單中選擇“自定義”命令,打開自定義設置窗口。2.在自定義設置窗口中,選擇“命令”項。在其下面的“類別”中選擇“控件工具箱”,然后在右邊的“命令”中選擇“屬性”項。3.雙擊“屬性”項并將它拖動到工具欄上。這樣在Word的工具欄上,就出現了“屬性”項。
當我們在Word中需要查看某個文檔的詳細信息時,只要單擊工具欄上的“屬性”項,那么文檔的創建時間、修改時間、文檔大小、創建人等詳細信息就會出現了,也可以根據自己的需要,添加、修改文檔的主題、作者、備注等信息。
26.找回Word中的菜單欄
首先,在工具欄右擊,在彈出的菜單中單擊“自定義(C)”命令。再單擊“命令(C)”選項,然后在“類別(G)”列表框中拖動滾動條,找到“內置菜單”單擊。這時我們就可以在右邊“命令(D)”列表框中看到我們熟悉的“文件(F)”“編輯(E)”等菜單了。既然找到了,就動手一個個地把它們拖回去吧!當然,這些菜單既然能被拖到菜單欄中去,當然也能把它拖回對話框。
27.彩色Excel表格顯示打印兩不誤
如果將Excel工作表中的數據設置為彩色格式,而打印機為黑白打印機,那么工作表中的彩色區域打印出來的效果可能會不理想。在不更改工作表顏色設置的情況下,可以進行如下設置:
史上最全的office辦公軟件使用技巧史上最全的office辦公軟件使用技巧
1.在“文件”菜單中,單擊“頁面設置”命令。
2.單擊“工作表”選項,然后選擇“打印”框下的“單色打印”項。如果使用的是彩色打印機,選擇該選項可減少打印所需時間。
3.單擊“確定”按鈕。
現在,你的Excel工作表在屏幕上看起來仍是賞心悅目,打印出的黑白稿也能稱心如意,感覺不錯吧!
28.在演示文稿中使用繪圖筆
利用Powerpoint進行文稿演示時,當演示者需要對某部分內容進行講解標注時,可單擊鼠標右鍵,在彈出的快捷菜單中選擇“指針選項”中的“繪圖筆”,鼠標將變成小筆形狀,拖動鼠標即可在演示文稿中書寫或繪畫。通過“指針選項”中的“繪圖筆顏色”改變筆的顏色。利用“繪圖筆”書寫的內容會在再次演示時自動擦除。
29.Word也能“自動求和”
編輯Excel工作表時,相信大家對常用工具欄中的“自動求和”按鈕情有獨鐘。其實,在Word2000/XP的表格中,也可以使用“自動求和”按鈕呢!當然,這需要你事先把該按鈕請出來,其方法是:
1.在“工具”菜單中,單擊“自定義”命令。
2.選擇“命令”選項,在“類別”框中,單擊“表格”;在“命令”框中,找到并單擊“自動求和”,然后用左鍵將它拖放到常用工具欄中的適當位置。
3.關閉“自定義”對話框。
現在,把插入點置于存放和數的單元格之中,單擊常用工具欄中的“自動求和”按鈕,則Word將計算并顯示插入點所在的上方單元格中或左方單元格中數值的總和。當上方和左方都有數據時,上方求和優先。
30.WPSOffice2002配置工具有妙用
安裝完WPSOffice2002后,在開始菜單中的“WPSOffice2002”項中,有一個“配置工具”的快捷方式,可能大家并沒有太注意它,其實它還挺有用的。點擊它后彈出配置工具的對話框,里面有三個按鈕:第一個是“設置文件關聯”,它用于設置是否默認使用WPSOffice來打開Word、Excel、Powerpoint文件,是否設置金山郵件為默認郵件系統;第二個是“恢復系統默認設置”,它用于取消WPSOffice打開MicrosoftOffice文件的關聯,恢復成原來的關聯;第三個是“修復WPSOffice”,用于修復軟件或其他一些不正常的情況。
未完待續。。。。。。。

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