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標題:    office辦公軟體使用技巧(一)     點閱:385   2015/6/21 上午 12:00:00
office辦公軟體使用技巧(一)
1.對Excel中的數據四捨五入
在Excel中的「四捨五入」函數—ROUND函數,它可以返回某個數值按指定位數四捨五入後的數值。只要在Excel提供的「數學與三角函數」中找到這個名為ROUND(number,num_digits)的函數。這個函數有兩個參數,分別是number和num_digits。其中number就是將要進行四捨五入的數值(或用公式計算的結果);num_digits則是希望得到的數值的小數點後的位數。
2.讓Word也能編輯WPS文件
目前,在中國大陸使用得最廣泛的辦公軟體當數Word和WPS了。然而這為資源的共享帶來了一定的問題。如果想用Wordz編輯WPS文檔,你得首先安裝WPS文件轉換器安裝程序。該安裝程序可在。雙擊安裝該轉換器,就可以使Word打開WPS文件格式。在Word97/2000中測試成功。
3.滑鼠點擊選文的秘密
Word文檔中將滑鼠挪至螢幕左側空白處,滑鼠會由「I」形變為一個向右的斜箭頭,單擊,可選擇一行;雙擊,可選擇一段;三擊,可全選。三擊滑鼠,對大多數人來說,還比較陌生,但很方便,你不妨一試。當然,全選有很多種方法,你可以按住滑鼠左鍵拖曳至所需之處。你還可以用「Ctrl+A」,你也可以點擊「編輯」菜單,選擇「全選」。如果滑鼠在段落中,雙擊,可選擇一個詞;三擊,可選擇這一段。
4.高效跨頁選取段落
許多人翻頁會採取拖曳的方式,因不容易控制,往往很難做到準確。其實介面的最下面一行,有幾個按鈕,「錄製」、「修訂」、「擴展」、「改寫」,平時總是灰色的,要應用它,必須雙擊使之變黑。要跨頁選取段落,先單擊你要選取的起始點,再將「擴展」激活,然後翻頁找到你需要的終點,單擊,這中間一大塊就以反白的形式選擇好了。如果想追加選擇,不斷地點擊下去就是了,不必從頭再來。還有一種更為簡單的方法:單擊要選取的段落的起點,翻頁找到終點,按住Shift鍵再單擊滑鼠,即可以準確地選中你所需的部分。
5.Word計量單位「磅」變「厘米」
平時我們大家在辦公用Word的時候,是不是發現表格屬性全都是以「磅」為單位的。這根本不符合中國的習慣和標準要求。要修改它先是點擊「工具」菜單,然後選擇「選項」欄,在彈出的對話框中點擊「常規」選項,將計量單位改為「厘米」即可。
6.Excel中同時設置多個工作表單
使用Excel進行表單及數據的處理,常遇有許多工作表需要同時改變相同屬性的情況。我們將滑鼠置於工作表的切換窗口,點擊右鍵,在彈出菜單項中選擇「選定全部工作表」,其間所作設置會在「工作組」中令所有工作表生效。如果你所處理的表格為相同的格式,也可同時添加或刪除相同的行和列,表格中對應的行或列的數值、內容也可進行設定,甚至對相同單元格中應用函數(公式)也能全部進行更改和替換。
7.保持文檔中圖表的完整
如果你在Word中創建了一個圖表,而非常巧的是圖表的一半在一頁的最底端,而另一半在另一頁的頂端,怎樣才能讓分開的圖表完整起來呢?你可以這樣做:先選中圖表中的所有文字,單擊「格式→段落」,在「換行和分頁」選項頁中選中「與下段同頁」複選框,確定後,你會發現剛才分開的圖表現在已位於同一頁中了。
8.教你替換字體格式
比如我們將三號宋體替換為四號楷體。選擇要替換的部分,在工具菜單中點擊「宏」,單擊「錄製新宏」,這時會彈出一個錄製宏的對話框,可以指定宏名,也可以用系統默認的,再點擊對話框中的「鍵盤」,又會彈出一個自定義對話框。在「請按新快捷鍵」一欄中,鍵入你想輸入的快捷鍵,比如「Alt+Z」,然後點擊「指定」,關閉該對話框。這時滑鼠變成了一盒磁帶的樣子,將字號選為四號,字體選為楷體,然後再到工具欄中找到「宏→停止錄製」,這樣你的宏就錄製完成了。以後,你想要替換成四號楷體,只須按「Alt+Z」就可以了。
9.創建自己的辦公模板
是否想過讓自己製作的模板和Excel內置的模板一樣?比如說你將一個現存的模板,顯示在「文件」菜單「新建」對話框中的「常用」選項卡中,只需將你創建的自定義模板文件保存到Templntes文件夾中(C:windows\Application
Data\Microsoft\Templates)即可;更進一步,如果你想將此模板放在一個獨立的選項卡中,你只需在Templates文件夾中建立一個子文件夾,然後將模板存放在這個文件夾中即可。
10.解決Excel中數據不完全顯示問題
單元格中輸入的數值或公式所產生的結果太長,單元格容納不下的情況下,可以增大列寬或縮小單元格中的數字格式。如果要修改數字格式,只需單擊「格式」菜單中的「單元格」命令,再單擊「數字」選項卡,然後選定相應的格式。Excel中的日期和時間必須為正值。如果日期或時間產生了負值,Excel將在整個單元格中顯示「####」的錯誤值。如果仍要顯示這個數值,只需單擊「格式」菜單中的「單元格」命令,再單擊「數字」選項卡,然後選定一個不是日期或時間的格式。
11.刪除文檔的多餘空行
對於經常從網上下載文章的朋友來說,經常會發現文章中有多餘的空行,如何快捷地刪除它們呢?利用Word
2000/XP,首先打開「編輯」菜單中的「替換」對話框,把光標定位在「查找內容」輸入框中,接著進入替換窗口中的「高級」選項中,再選擇「特殊字符」中的「段落標記」兩次(因為空行是由多個「段落標記」連在一起形成的),在輸入框中會顯示「^P^P」,在「替換為」輸入框中用上面的方法插入一個「段落標記」(即「^P」),然後按下「全部替換」按鈕,討厭的空行就被刪除了。如果大家用的是WPS
Office,從它的「工具「菜單中,選擇刪除空格和空行的命令,也可刪除。
12.怎樣列印大體字
一提到列印大體字,大家都會想到WPS中列印大體字的功能。WPS列印大體字樣式多、功能全,但如果你找不到WPS來幫忙,在Word中我們照樣可以做。
方法一:藝術字法。利用藝術字可以無限拖放的特點,把我們想放大的字放大到我們理想的大小。方法二:調字磅法。在Word中字體的大小由字磅或字號來控制,我們用「Ctrl+[」和「Ctrl+]」來逐磅減小或放大字體。這樣就可以突破只能選擇「初號」字體大小的極限了。
13.Excel自動實現輸入法中英文轉換
我們在不同行或不同列之間要分別輸入中文和英文時,可以用Excel自動實現輸入法在中英文間轉換。操作步驟是:如我們在A列輸入學生的中文名,在B列輸入學生的英文名;則先選定B列,點擊「數據」菜單選「有效性」欄,在打開的對話框中選擇「輸入法」對話框,在「模式」下拉菜單中選擇「關閉(英文模式)」項,然後再點「確定」即可。
14.Word中文字選定的五大特技
在Word操作中,有時需要選定文檔中的某些文字。如果能掌握其中的技巧,會令你事半功倍:
1.「Ctrl+單擊」:選定光標所在的整個句子。
2.「Shift+PageUp/PageDown」:選定光標所在處以上(下)的所有文字;
3.「Shift+Home/End」:選定光標所在行中光標前面(後面)的文字。
4.「Shift+上/下(方向鍵)」:選定光標所在行的前半行及上(下)一行的後半行。
5.三擊滑鼠:選定光標所在的整個段落。
15.羅馬數字轉換為大寫漢字
在Word中,有時作合同或協議文件時,金額需要漢字大寫,這時從千元或萬元依次錄入就比較麻煩,並且容易出錯。這裡一個簡單的辦法,先按羅馬數字輸入後,選中要轉換的數字,單擊菜單「插入→數字→選中選擇框中的大寫的壹、貳、叄……」最後按「確定」即可。
16.在Excel中快速隱藏數值
在Excel中通過相關命令可以隱藏行、列和公式,但如果要隱藏單元格中的數值呢,只要選中需要隱藏數值的單元格區域,單擊「格式」菜單中的「單元格」命令,在彈出的「單元格格式」對話框中再單擊「數字」選項卡。
在「分類」列表底部選「自定義」,同時將右邊「類型」輸入框中已有代碼刪除,並鍵入三個分號(全角半角均可),最後單擊「確定」,即可將選定單元格中的數值隱藏起來。如果想取消隱藏,只要在「分類」列表中,單擊「常規」選項,被隱藏的數值即可重現天日。
17.Excel數據重複部分的快速輸入
在Excel單元格中想快速輸入數據中的重複部分,可以通過單元格的自定義功能輕鬆解決。操作步驟如下:選中要快速輸入的單元格,單擊「格式」菜單「單元格」欄後,打開「單元格格式」對話框,在「數字」選項的「分類」列表中,單擊「自定義」項。例如需輸入的重複部分為數字123,則在「類型」框中輸入「123」@(一定要在數字上加上雙引號),單擊「確定」按鈕後退出即可。如重複部分為漢字,則輸入漢字後加@符號便可,不須加雙引號。
18.精確移動Word中的對象
使用Word時一定會遇到插入「圖形符號、表格、公式」等對象的各種操作。如果按住Alt鍵,再移動對象,會更加地精確。例如要完成將四個點用一條線串起來,當然這在繪圖軟體中不難實現,但在Word中如不使用Alt鍵,恐怕就很難完成。在Word中,精確地使某對象進行移動,在其他方面也可實現,如表格的行列大小的調整,按住Alt鍵後再進行標尺或表格的行列大小操作(如:拖動、移動時)會顯示出表格行、列的實際尺寸和標尺的實際尺寸,並且調整的大小是可隨便選擇的。
19.讓Excel的序號不參加排序
我們在對Excel工作表中的數據進行排序時,通常希望位於第1列的序號不參加排序,我們可以任選下面兩種方法中的一種即可:①在序號列與其他數據列之間插入一個空列。再選中插入的空列,右擊滑鼠,在隨後彈出的快捷菜單中,選「隱藏」選項。②在序號起始終單元格(如A3)中輸入公式:=IF(B3<>"",ROW()-2,"")(此處假定序號「1」從第3行開始),然後選中該單元格(A3),將滑鼠移至單位格右下角成細十字線狀時,按住左鍵將上述公式複製到下面的單元格中就行了。
20.監視你的單元格
Excel XP中增加了一個新功能:監視。它使你可以在打開多個工作簿時,對從屬於不同已打開的工作簿、工作表中的多個單元格的狀態進行實時監視。使用方法極為簡單,在想要監視的單元格中單擊滑鼠右鍵選「添加監視點」,你就可以將這個單元格添加到「監視窗口」中,如果你沒有看到監視窗口,可以在:「工具/公式審核」中找到「顯示監視窗口」的選項。
21.文檔頁面自行滾動
在電腦上閱讀較長的文檔,如果滑鼠沒有滾動功能,看起來非常不方便。實際上這個功能,在Word2000中,通過簡單的設置,完全可以實現。
具體步驟是:1)打開「工具──自定義」菜單,在彈出的對話框中,選擇「命令」選項卡,點擊「類別」中「所有命令」,在「命令」對話框找到「Autoscroll」命令。
2)然後把「Autoscroll」拖動到工具欄的合適位置放下,放手後會出現「自動滾動」按鈕。
以後在閱讀文檔的時候,只要單擊這個按鈕,上下移動滑鼠,頁面就會自行滾動。滑鼠上下移動的幅度可以調節頁面滾動的速度。再次單擊左鍵,滑鼠回到正常狀態。
22.PowerPoint的特殊播放模式
在實際使用Powerpoint的演示文稿的過程中,往往需要與其他程序窗口的數據配合使用以增強演示的效果,而默認操作:點擊Powerpoint的「幻燈片放映」菜單「觀看幻燈片」項,將啟動默認的全屏放映模式,而在這種模式下,則必須使用「Alt+Tab」組合鍵或「Alt+Esc」鍵與其他窗口切換。其實我們可以這樣操作:按住Alt鍵不放,依次按下「D」、「V」鍵而激活播放操作,這時啟動的幻燈片放映模式是一個帶標題欄和菜單欄的形式,這樣就可以將此時的幻燈片播放模式像一個普通窗口一樣操作。
23.Word中快速查找內容
單擊「編輯」菜單中的「查找」命令或者按「Ctrl+F」快捷鍵,打開「查找和替換」對話框,在「查找內容」輸入要查找的內容,即可。當單擊
「取消」按鈕回編輯窗口之後,還可以通過按「Shift+F4」鍵來完成重複查找的工作。利用此快捷鍵繼續查找時,Word不再顯示「查找與替換對話框,而是按照上次查找的內容來搜索,並反白顯示搜到的文本。用查找中的「高級」查找選項設置,還可以查找特殊殊字符,特定格式,特定格式的文本等內容。
24.Excel中每次選定同一單元格
在Excel中,有時為了測試某個公式,需要在某個單元格內反覆輸入多個測試值。但每次輸入一個值後按下Enter鍵查看結果,活動單元格就會默認移到下一個單元格上,必須用滑鼠或上移箭頭重新選定原單元格,極不方便。如果你按「Ctrl+Enter」組合鍵,則問題會立刻迎刃而解,不但能查看結果,而當前單元格仍為活動單元格。
25.用滑鼠在Word中精確移動表格線
在Word中編輯表格很方便,但用滑鼠左鍵移動表格線時往往由於移動量大,而不能隨意移動表格的列寬和行寬。其實這可以用2個簡單的方法實現。方法一:選中要改變寬度的行或列,單擊菜單欄中的「表格」項,在下拉菜單中選中「表格屬性」,在出現的對話框中選定行或列選項,可以精確設定行或列寬。方法二:將滑鼠放在要改變寬度的表格線上,當箭頭變成移動形狀時同時,按下滑鼠的左右任意鍵,即可精確移動表格的列或行寬。
26.輸入循環小數的技巧
要輸入形如0.1(·)2(·)的循環小數,在WPS 2000中,將數字上面的小圓點稱作頂標記,採用插入數學公式的方法輸入。將光標定位在要插入對象的位置,點擊「插入→數學公式→頂標記式-單點」,然後在對象框內輸入數字「1」,重複操作插入方法,輸入數字「2」。
在Word 2000中,我們先輸入數字「12」並選取它,用滑鼠點擊「格式→中文版式→拼音指南」,彈出「拼音指南」編輯框,可見「基準文字」為1和2,我們在「拼音文字」框內輸入小圓點,點擊「確定」,大功告成。
這裡輸入小圓點有點麻煩,使用鍵盤上是小句點不行,要使用中文標點的間隔符,方法有兩個:1.打開輸入法的軟鍵盤,選擇「標點符號」,按數字鍵「9」;2.工作前先在文檔空白位置上插入一個「·」,將它剪切到剪貼板,在輸入「拼音文字」時按快捷鍵「Ctrl+V」粘貼它。
27.在Excel中快速清除單元格中為0的值
我經常用Excel製作報表,如果從其他資料庫導入數據或有許多單元格有計算公式時,往往會出現許多單元格的值為0,Excel顯示為0,平時閱讀還勉強,列印出來就太不美觀了。最理想的是值為0時顯示空白,列印時也列印空白。其實只要在選項中將「單元格匹配」前面的小鉤勾上即可,非常快捷和簡單。
28.巧用熱鍵任移方向
在使用Excel時,當活動單元格中輸入數據完畢,按下回車鍵後,插入點移動到其下面的單元格中。這時,或許你並不希望插入點下移,而是需要插入點移到相鄰的其他單元格,那麼下述的熱鍵或許能夠滿足你的需要:
1.Shift+Enter──上移插入點。
2.Tab鍵──右移插入點。
3.Shift+Tab──左移插入點。
29.複製計算後的結果
Excel單元格計算是我們最常用的功能之一,有時我們需要將其結果再編輯,比如將分類匯總的結果複製到其他文件或單元格中。如果我們直接用「複製、粘貼」命令並不能得到運算的結果,這時我們可以這樣操作:選定複製對象,按「複製」,右擊目標單元格,在彈出的菜單中選擇「選擇性粘貼」,在對話框中選擇「數值」,按「確定」即可。
30.選中WPS中文字下的對象
不知各位朋友使用WPS2000時是否碰到這樣的情況,在文檔里放置一個對象(文字框、圖形框等),如果要對對象進行各種操作,可以用滑鼠單擊選中,但如果將對象層次設置在文字下,你就會發現無論怎樣點滑鼠都再也選不中那個對象了。其實這並非WPS2000的一個Bug。經過實踐,筆者發現只要你按住Alt鍵再點滑鼠就可以重新選中對象,對它進行各種操作了。
31.縮放顯示比例的快捷鍵
我們大家在用Word進行文檔編輯時,經常會調整顯示比例來觀察文檔整體的布局,但如果每次都要去點擊工具欄中縮放按鈕的話,實在是有點麻煩,其實只要你有個滑輪滑鼠,按住Ctrl鍵並且使滑輪向上或向下滾動,這樣就可以放大或縮小顯示的比例。




  




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