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   【職場】  文章日期:2021/07/01

定好優先級,做事條理有順序

重要緊急四象限大家應該非常熟悉吧?我們每天都充斥著各種各樣的事,每一件事過來的時候,對方都告訴我們,這很重要,這很緊急,如果我們都照單全收的話,我相信絕對是剪不斷、理還亂,頭大人煩心不安。

定好優先級,做事條理有順序

因此,我們要學會如何去辨別、判斷哪些是重要且緊急的事。

我比較喜歡用優先級去稱呼這些事,做事的順序都是按優先級來的,重要且緊急就是第一優先級,重要不緊急第二優先級,不重要緊急第三優先級,不重要不緊急就等我想起來吧。。。

但說老實話,這不是絕對的,很多時候在不同的場景下,每個人的理解、感受、判斷都是不一樣的,哪怕用的方法一樣,可能同一件事還是會由不同的人判斷出不同的優先級,所以,當我們需要與人協作的時候,一定要事先把優先級對齊。

定好優先級,做事條理有順序

今天這篇文,我會從三個維度來說一下,如何綜合評估一件事的重要緊急度,可以給大家一個參考方向吧。

敲黑板:大家要清楚一點,優先級這個事是一個很現實的問題,必定會有先后,人的精力、資源都是有限的,哪怕你想面面俱到,也不可能同時解決100件事,所以,多維度的綜合考量之后,必定是有人被犧牲的!如果你是被犧牲的,也不要怕,我們要努力讓自己變得有競爭力!

定好優先級,做事條理有順序

第一維度-人

你的每一個任務,基本都是不同的人給予的,識別好你身邊不同的人際關系,對于識別優先級來說很重要。首先就是層級和遠近關系,比如說老板、領導來的、關系好的同事來的事一般都會優先處理,關系一般的會稍微放一放,不認識的可能連消息都會過很久再看。

同時,人的不同性格和行為處事方式也會影響優先級,比如這個人比較會搞事,喜歡告狀,喜歡胡攪蠻纏,有背景,或者是人際關系搞的特別好,大家都愿意給ta面子,又或者ta有辦法說服其他項目團隊的成員支持ta,那可能就會讓人優先處理ta的事。(這個似乎有點欺負老實人的意思哦,但職場就是這樣,過于老實的人真的很容易被欺負,所以大家都要學會一些套路保護好自己,不重要的事看開點,重要的底線絕不退!)。

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第二維度-環境

環境是一個外在因素,但也會間接影響你的判斷,它主要體現在4個方面:

1.業務的重要程度。基本上主要業務部門提出的需求優先級,一定比邊緣業務部門的要高,如果想協調的好一點,就盡可能看看能不能建設通用能力吧,定制化就自給自足吧。(價值問題文末會簡要說一下)

2.這件事是否和公司大戰略掛鉤。戰略之下無小事,一個不小心,這個鍋你甩都甩不掉,所以要多關心公司的戰略方向,如果接觸不到,就看一些官宣,總是會有信息透出的。

3.你的崗位職責。在職責范疇內的優先級要比職責范疇外的優先級高,這點不難理解吧,如果本職的事都沒做好,其他的事做的再好也容易被人詬病甚至因小失大。但是,敲黑板:請結合第一維度,如果人員符合第一維度中的描述,請慎重對待。

4.公司的運作體系。比如,某個部門的KPI或者匯報線是雙向綁定的,那么有些需求就避免不了。再比如有些公司BP的職責比較重,會把360評估納入考核項,那么你所有的利益相關方可能都得安撫好。

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Ps:很多時候的搞定未必就是直接把事做了或者解決了,而是處理好對方的期待,和對方達成一致。

第三維度-個人能力

這個維度在很大程度上,會影響你判定優先級,也可以幫你解決很多事務協同的問題。我們可以從5個方面來看。

1.最壞情況的兜底解決方案。當你覺得哪怕這件事的最壞結果你都能接受或者你能扭轉,那么這件事在你心中就會變得不那么重要了。舉個栗子:團隊找你說研發資源不足,規定時間內完不成項目,這個事夠重要了吧?但是你非常清楚,xx團隊還有10個人在2天后會做完另一個項目把資源釋放出來,你有辦法搞定那10個資源,那么這件事的優先級對你來說就降低了。

2.全局統籌。在之前的文中說過這個能力,看全盤、握全局,才能做一些規劃和預案,在可能出現問題的地方兜底,把一些可能存在的風險提前消滅,在遇到問題的時候能夠更快速的找到解決方案,在這樣的情況下,很多事的處理優先級都可以被降低。

3.過往的經驗積累。遇到的事越多,經歷的越多,越會覺得很多事兒不是事兒,也會更心平氣和的去處理、對待一些事。如果以前遇到過類似的,那么可以參照,即使沒遇到過同類事件,但是閱歷和處理方式還是會老練很多。所以,不斷復盤自己的工作,把經驗都沉淀下來,真的很有用。

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4.多線程處理問題的能力。雖然我們沒法同時處理100件事,但是同時處理2、3件事,同時處理5.6件事的能力還是要鍛煉一下的,有些時候可能只是需要一個回復,或者一個結論,對于一些可以在半小時之內解決掉的事,可以互相穿插著去做,所以事情的處理復雜度和處理時長也會影響你的優先級判定。

5.能否在最短時間內找到合適的人來解決問題。這一點會比較依賴全局統籌以及人脈,當很多重要的事一起來臨的時候,如果能夠很快的找到合適的人去解決問題,就能很大程度上緩解自己的壓力。這個不是推鍋,很多事都是需要協同的,有些問題如果讓合適的人去處理會更加事半功倍。

寫在最后

關于以價值判定優先級的問題:個人覺得,價值的評估有相對性和綜合性,有些愿意用數值去衡量的也無可厚非,但更多情況下,我會比較傾向用綜合維度去考量,就算做不到完全的公平,但起碼在大家都能接受的范圍之內去解決問題。

比如說這個項目做成可以賺500w,那個項目做成可以賺50w,大部分人會覺得500w的項目價值更大,但也許50w的項目對那個創新團隊來說就是業界首創,有不同的意義。所以大家可以盡量在允許的范圍內,公平的、多維度的去考量一件事的意義,再去判定它的優先級。

還有一些情況,可能緊急的事突然來了,沒時間考慮那么多,那就要依靠平時經驗的積累以及自己思維習慣的養成了,職場很多事都沒有速成法,全靠慢慢沉淀、積累、練習哦~

定好優先級,做事條理有順序

來,和我一起喊

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可能還有很多其他的因素會影響你的判斷,歡迎大家留言討論哈~

文章來源于:“沐元說”

作者:沐元兮兮

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資料來源 ~ 一起学PMP项目管理

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